¿Te pasas el día corriendo de un lado a otro, ocupada con mil y una cosas y sintiendo que no has hecho nada productivo, que tendrías que haber acabado más cosas, que el día no tiene suficientes horas?

Si este es tu caso y quieres gestionar mejor tu tiempo y ser más productiva, en este artículo te explico cómo conseguirlo. Tienes que tener en cuenta dos cosas: ser más eficiente, y ser más efectiva.

Si lo prefieres, escucha este artículo aquí.

 

CÓMO SER MÁS EFICIENTE

 

Para ser más eficiente es importante determinar cuándo eres más productiva y qué te hace perder el tiempo. Para averiguar estas dos cosas es muy útil apuntar durante una semana (o al menos 3 o 4 días) todo lo que haces y el tiempo que empleas en cada cosa.

Durante un día normal todos tenemos picos de productividad. Por ejemplo, en mi caso he identificado tres horarios diferentes: por las mañanas de 11 a 2 soy muy productiva, el tiempo vuela y acabo las cosas más rápido que en cualquier otro momento del día. Después hay momentos de productividad normal-buena, y ratos en los que me cuesta mucho concentrarme y pierdo el tiempo con cualquier cosa.

Sabiendo esto, escribir artículos en los momentos de baja concentración sería una enorme pérdida de tiempo, ya que tardaría mucho más que si lo hago en los ratos donde soy más productiva. Tú puedes hacer algo parecido, utiliza tu tiempo con inteligencia. Haz el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en tus momentos productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que tu productividad aumente y que te sientas más satisfecha al ver que haces y acabas más cosas (el truco está en acabar no en empezar y dejar a medias).

También tienes que conocer en qué pierdes el tiempo, las actividades o tareas que supuestamente te van a llevar cinco minutos y sin darte cuenta has perdido media mañana. Eso incluye normalmente redes sociales (Facebook, Twitter), irte “cinco minutos” a tomar un café, mirar un momentito el correo. Averigua cuanto tiempo empleas al día en esas actividades, los resultados te sorprenderán.

Ahora ya sabes cuándo eres más productiva  y que “ladrones” de tu tiempo debes eliminar o limitar, y aquí tienes otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:

 

  • Agrupa tareas: Por ejemplo, en vez de mirar tu correo cada 15 minutos, proponte hacerlo 3 veces al día. Si tienes que salir varios días para algo, dedica un solo día a hacerlo todo.
  • Programa periodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, internet,…). Esto funciona muy bien, te recomiendo que lo pruebes. Si te parece difícil, comienza con periodos cortos de 10-15 minutos y los vas aumentado. Lograrás acabar muchas más cosas. Es una de las técnicas que yo uso más porque funciona muy bien.

 

CÓMO SER MÁS EFECTIVA

La segunda parte consiste en ser más efectiva, en centrarte en las cosas importantes, las que te van dar mejores resultados. En resumen, en saber priorizar. Aquí te dejo tres métodos que me gustan mucho:

1. Los cuatro cuadrantes (técnica descrita en el libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen Covey), consiste en agrupar tus tareas en uno de estos cuadrantes:

  • importante y urgente
  • importante y no urgente
  • no importante y urgente
  • no importante y no urgente.

Por supuesto, primero te centras en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas importantes no lleguen a ser urgentes y así gran parte de tu agobio desparecerá.

2. Ley de Pareto. El 80% de tus resultados provienen de un 20% de tu trabajo. Identifica ese 20% y hazlo primero. Una forma de hacerlo es dividir el número de tareas que tengas entre cinco y del número resultante seleccionar las más importantes. Por ejemplo, si tienes una lista de 20 tareas, utilizando este sistema, sólo 4 serían las realmente importantes, decide cuales son y encárgate de ellas primero.

3. Responde a estas preguntas. Cuando estás agobiada y tienes muchas cosas que hacer, responde a estas dos preguntas: ¿qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? y ¿si sólo tuviera que hacer una cosa, qué sería? (yo esta la uso mucho).

 

LO MÁS IMPORTANTE

Ahora ya sabes como ser más eficiente y más efectiva y se notará en tu trabajo y vida personal, pero hay una tercera parte, la más importante: “querer”. Como todo en esta vida, ser más productiva depende de si quieres seguir adelante a pesar de los obstáculos e imprevistos que te surjan. Así que dime, ¿necesitas ser más eficiente, más efectiva, o las dos cosas? ¿Estás dispuesta a hacer lo que haga falta? Déjame tu comentario abajo.

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Comments

  1. Hola, me parece que sus articulos son muy interesantes sobre todo para nosotras las mujeres de hoy que tenemos que cumplir diversos roles en la sociedad y en todos debemos obtener excelentes resultados, muchas gracias por ello y espero seguir activa desde aca desde Venezuela con sus articulos.

  2. Muy cierto!
    Yo hace un tiempo que trato de alejarme de Twitter y Facebook mientras trabajo.
    Ahora sólo reviso FB dos veces al día (mañana y tarde), y twitter un poco más, pero después de terminado los trabajos, o cuando quiero hacer un break.
    Muchas gracias por tus escritos, Aida!
    Saludos,
    C.

  3. hola Aida,gracias por tus artículos,me parecen muy buenos.El problema que tengo yo con el tiempo de cada día es que lo pierdo,me cuesta mucho hacer las cosas y me queda la sensación de que soy lenta.Eso si voy a terminar cada cosa que empiece y a hacer lo que me propongo.Un abrazo y benciones.

  4. HOLA, ME ENCANTO ESTE ARTICULO, GRACIAS POR ENVIARMELO, LO PONDRE EN PRACTICA DE INMEDIATO Y TE ESTARE COMENTANDO ACERCA DE LOS RESULTADOS

  5. Hola siento alegria conocerte me parece que es una pagina muy buena me gusta mucho quiero convertirme en buen profesional en mi carrera y contigo lo voy a lograr, y lograr los sueños que siempre he tenido en mente.

    Muchas gracias.

    LUIS ENRIQUE

  6. Hola Aida,
    Muchas gracias por este artículo y por todos los artículos que escribes y nos haces llegar.
    Siempre encuentro en ellos algún detalle que me es de gran ayuda.
    En el presente artículo, la idea màs valiosa para mí es la que se refiere a hacer las cosa más importantes o que requieran mayor atención en las horas más productivas del día, aunque todo el texto me parece muy útil y práctico.
    Te felicito.

  7. Te cuento que, siempre tengo mucho trabajo en la oficina y todo es importante y urgente, laboro en el Poder Judicial, específicamente en la Jurisdicción Inmobiliaria, casi siempre es complicado para mi, porque siempre tengo mi credencia llena de expedientes para revisar y firmar las actuaciones que hacen los oficinistas y las decisiones y/o resoluciones que hacen los jueces también debo firmarlas, y es día por día, una cantidad de trabajo, que me siento agobiada, cansada y con mucho estrés, es tanto así que estuve de vacaciones veinte días laborales y entré ayer y resulta que hoy estoy sumamente abrumada, organizo el trabajo, priorizo los mismos, pero en verdad, está bien fuerte, la jornada laboral que hoy en día está a mi cargo y lo malo es que estoy siendo bien remunerada, conozco bien lo que tengo que hacer, me gusta, porque el trato con los usuarios me apasiona, pero en ocasiones es fuerte, tener tanta responsabilidad bajo mis hombros y no ser reconocido.

  8. Optimo articulo Aída, gracias por compartir estos consejos tan valiosos para administrar bien el tiempo,deseo ser mas eficiente y efectiva ¡desde ya!

  9. Querida Aida, gracias por tu artículo y consejos. Me encanta encontrarme con respuestas tan concretas y esclarecedoras.

    Un saludo,
    Martha Inés

  10. Gracias Aida por tus enriquecedores artículos. Es increible pero mi mayor problema es mi mejor solucion, no me gustan las redes sociales pero sé que ellas me ayudarán a llegar mejor a la gente.

  11. GRACIAS AIDA, POR ESTE ARTICULO NECESITO PONER EN PRACTICA LO QUE DICES, PORQUE SIENTO QUE LOS DIAS PASAN Y NO TERMINO LAS COSAS DEJANDO SIEMPRE A MEDIAS, ASI ES QUE ES HORA DE ORGANIZARME QUIERO SER EFICIENTE Y EFICAZ…GRACIAS

  12. Me ha parecido muy interesante tu artículo. Lo que más me cuesta es arrancar. Soy más eficiente por las mañanas y a última hora del día pero me cuesta ser disciplinada cuando la tarea no es urgente.

  13. Gracias Aida por la información tan clara que ofreces. Tus artículos son como gotas de lavavajillas en una sartén con agua y aceite jejeje.
    A mi me ocurre al contrario que a ti, por las mañanas soy muy poco productiva y a medida que avanza el día me encuentro con más energía y claridad de ideas para hacer cosas, así muchas veces me dan las tantas de la noche, mala costumbre.
    Además, no sé porqué pero siempre me apetece más hacer las cosas poco importantes y poco urgentes. Felicidades por tus artículos

    • Gracias Laura, qué comparación tan graciosa, ja,ja. Sí, uno tiende hacia las cosas poco importantes para evitar lo importante, así que no estás sola en eso : )

  14. Hola Aida, tengo 23 años y estoy hace tres años en ingenieria industrial pero no avanzo, si bien si un par de materias, pero nada mas.. y inconcientemente me va mal en el trabajo porque voy a la facultad ( aunq despues desapruebe) y no termino haciendo ninguna bien. Tengo temor a dejar la carrera y empezar otra, pq me siento grande, el que diran, mis amigos, mi familia… y si le digo que me gustaria ser gerente del hotel y ser modelo publicitario?.. Me encantaria, pero vivo con ese miedo, que no me deja Ni asentarme en un trabajo estable, ni avanzar en la vida, ni en la facu.

  15. Tengo q decidir si tener otro hijo ahora o no. Porque me han ofrecido una oportunidad laboral que me obliga a viajar durante una semana al mes. Y tomar la decision de q a futuros mi hijo lo crie otra persona esos dias.

  16. Me pareció muy interesante el enfoque del artículo y los consejos brindados.
    En lo personal considero a las interrupciones como al enemigo #1 de la productividad y en la medida de que aprendamos a reducirlas podremos ser más eficientes en lo que hagamos.

    La ley de Pareto mencionada en el post es también más que importante. Trato de aplicarla en cuanto pueda pero es difícil saber muchas veces donde poner el esfuerzo para lograr grandes resultados.
    Más allá de eso habría que tenerla siempre presente para intentar aplicarla cuando se presentan los grandes desafíos.

    Antes pensaba que la productividad se trataba de hacer más cosas. De llenarse la agenda de tareas diarias para luego sentirse bien al final del día. Nada más alejado de la realidad. Creo que se trata de ser más selectivo en lo que hagamos para acercanos a nuestros verdaderos objetivos y no hacer cosas por el simple hecho de hacerlas.

    Finalmente aprovecho para compartir un artículo que escribimos sobre este tema y que podría ser complementario a este post…
    http://www.glidea.com.ar/blog/como-ser-mas-productivo-y-eficiente-en-lo-que-haces

  17. Si me encantan tus consejos justamente es lo que he estado haciendo pero ahora la voy a perfecionar me diste mas tips. gracias y bendiciones.

  18. Hola Aida,
    Buscando en la web cómo gestionar mejor mi tiempo me encontré con este articulo. Me ha gustado, ya me suscribí a tu boletín, te seguiré leyendo.

    Saludos desde Colombia.

  19. Es muy interesante e importante este articulo, porque la verdad se pierde muchisimo tiempo en las redes sociales sin darte cuenta¡¡ es una locura. y tambien en ser eficaz y eficiente me encanta sus boletines¡¡ gracias por aceptarme Doctora¡¡¡¡

  20. Hola, me parece interesante el como realmente administrar tanto las tareas como los tiempos.
    Yo soy encargada de operaciones y logistica en aspectos de finanzas, administracion de edificio y varias cosas mas. Lo que sucede es que cada una de las unidades que componen mi trabajo pide y solicita servicios y para todos son urgentes e importantes, es ahi donde cuesta darle el gusto a todos. Pero el “querer” es muy importante tal como se señala.
    Saludos y gracias Elizabeth

  21. Hola!
    El artículo está muy bien. Yo estoy empezando mi proyecto de emprendimiento y siento que no me llegan las horas del día para todo lo que tengo que hacer, así que lo leeré más de una vez para mentalizarme de cómo organizarme. Gracias. Saludos.

  22. Excelente artículo, soy ingeniero civil y trabajo en coordinar la cobranza de las obras pero siento que pierdo mucho tiempo tratar de ser perfecto y detallista en lo que presentó de mi trabajo pero si no lo hago así me siento mal y creo que me falta organización y dar prioridades a mis actividades porque tengo miles y no me concentro pensando en todo lo que tengo que hacer .
    Gracias por los consejos
    Saludos

    • Hola Juan, lo importante es ser consciente y tú ya has dado ese paso, ahora toca pensar qué necesitas cambiar para ser más efectivo y a probarlo! Cada uno tiene su manera y hay que ir probando hasta que das con la forma de trabajo que más se adecue a ti y a lo que quieres. Un saludo.

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