Ayer estaba acabando la tarde pensando en que tengo tantas cosas que hacer, tantos frentes abiertos que siento que no me da la vida.

Y ese es un síntoma de que necesitas parar y revisar.

Así que paré, me puse a escribir todo lo que estaba haciendo y de paso, este artículo, porque seguro que os pasa a muchas : )

Qué hacer cuando tienes tantos frentes abiertos que te parece que no lo abarcas todo.

Seguro que conoces la sensación, estás haciendo tantas cosas a la vez, a veces muy distintas, que sientes que avanzas despacio o que no vas a acabar nunca.

Y te agobias.

Tienes un negocio, equipo o proyecto que dirigir, un curso que terminar, otro pendiente de un último paso, mil ideas en la cabeza y la sensación constante de que, por más que corras, nunca llegas.

¿Te suena?

Si ahora mismo has suspirado profundamente es que sí ; )

Estás cargando con una mochila de autoexigencia y presión sumada al tengo que mejorar y dar lo mejor de mí misma que, aunque a veces es de ayuda, muchas veces te agota.

Y no es cuestión de esforzarte más, sino de gestionarlo todo sin que tu propia capacidad y ambición te hundan de cargas.

Esto nos puede pasar a todas en cualquier momento. A mí misma, ayer, te ilusionas, te metes en mil cosas y acabas casi sepultada.

Así que vamos a convertir esa sensación de «esto es interminable» en un plan estratégico.

Un plan basado en principios de productividad de alto rendimiento, para que pases de reaccionar a todo lo que tienes a gestionar con control.

1.Vacío Mental (porque tu mente no es una agenda)

Ya solo leerlo a mí me alivia jajaja.

Tu cerebro está diseñado para pensar, no para almacenar una lista infinita de tareas, así que libéralo de esa carga y recupera claridad y energía.

Cuando te sientas sobrepasada, para y de manera inmediata haz una lista de todo lo que está dando vueltas en tu cabeza (si es por escrito, mejor; escribir a mano libera más que digitalmente).

De todo.

– Llamadas pendientes.

– Tareas del curso que estás haciendo.

– Preocupaciones del negocio (clientes, facturas, marketing), proyecto o trabajo.

– Tareas domésticas o familiares.

– Ideas que tienes en mente y no quieres que se te pasen.

Sin pensar de más ni organizar, solo vacía tu mente.

Notarás el alivio al verlo todo por escrito y sentirás que tienes más control (porque lo tienes).

2.Priorización implacable

Coge esa misma lista y pasa cada cosa que hayas apuntado por el siguiente filtro de  las tres preguntas:

    1.  ¿Esto me acerca a un resultado concreto en las próximas 2 semanas? El curso, proyecto, tarea, lo que sea.

Si es que sí, es una prioridad.

Si es que NO, márcalo como «más tarde» o algo similar.

    2.  ¿Es absolutamente indispensable que lo haga YO?

Si no es así pregúntate: ¿puedo delegarlo? ¿puedo simplificarlo? ¿puedo eliminarlo?

    3.  ¿Cuál es el próximo paso que puedo dar al respecto? Específico y claro. Por ejemplo, terminar el módulo 2 del curso, enviar el email, llamar al dentista ahora, etc.

Este filtro te dará enfoque, claridad y te quitará una buen carga de encima.

Ya solo eso te ayudará mucho, ahora añade estos dos pasos extra:

3.Bloqueo temático (lo siento pero adiós a la multitarea)

Sé que eres una experta en multitarea (porque yo también lo soy) y que hasta te parece reconfortante y efectivo; pero la realidad es que no es así.

Ese cambio de contexto constante agota a tu cerebro y luego te cuesta un tiempo volver a recuperar la concentración de nuevo. Está estudiado científicamente.

Así que vamos a modificar esa multitarea, porque seguro que piensas que es inevitable con todo lo que tienes, por bloques de tiempo monotarea en los que no mezclas.

Crea bloques de tiempo para cada tarea especifica y durante ese tiempo te centras al 100% en eso.

Ya sé que cuesta pero pruébalo y verás la diferencia.

Por ejemplo:

Viernes por la mañana hago X curso.

Jueves después de comer hago llamadas.

Miércoles por la mañana escribo newsletter.

Por las mañanas sesiones con clientes y por las tardes reuniones.

Crea bloques temáticos que puedes ajustar según tus necesidades y durante ese bloque ya sea una hora, media mañana o un día entero, céntrate solo en eso.

Planifícalo de antemano así y notarás la diferencia.

*Si te agobia, ya sabes, haz una lista y dile a alguna IA que te cree un plan de bloques programados y especificas lo que necesites.  Por ejemplo:

Actúa como una experta en productividad y planificación semanal para emprendedoras y profesionales con muchas responsabilidades. Ayúdame a organizar mi semana en bloques de tiempo de monotarea, de forma realista, estratégica y sostenible. Hazme las preguntas que necesites.

4.Cierre final

Cuando acabes tu jornada laboral, o tu día si lo haces en otros ámbitos, es útil hacer un cierre psicológico, cinco minutos para escribir o repasar:

    1.  ¿Qué he terminado hoy?

    2.  ¿Qué quiero hacer mañana? Esto lo podrías hacer también a la mañana siguiente, depende de lo que te relaje más a ti.

    3.  ¿Qué puede esperar o que puedo eliminar de mi lista?

Y te vas con la cabeza clara, el día cerrado y un plan para el día siguiente.

Trucos extra clave: 

Algo que marcó una gran diferencia en cómo trabajo y en mi productividad fue gestionar no solo el tiempo sino mi energía.

Analicé en qué momentos del día estoy más centrada y avanzo más y en cuales estoy más lenta o cansada y lo organizo todo basándome en eso.

La diferencia es abismal. Haz lo difícil en los momentos en que estas más concentrada y lo más fácil cuando baje tu energía. 

Para mí fue una de las cosas más importantes a nivel de productividad.

Terminar algo es mejor que dejarlo perfecto. Yo soy una perfeccionista, por suerte o por desgracia. Eso significa que hago las cosas bien, peor también que me exijo demasiado.

Con el tiempo he aprendido que la perfección te quita energía y eficiencia, especialmente en temporadas de saturación. Así que el objetivo es completar, no perfeccionar.

Porque acabar es más importante que no acabar por dejarlo perfecto o terminarlo tarde o acabar desquiciada.

Y funciona bien, ¿sabes por que? Porque si eres perfeccionista es imposible que dejes las cosas mal, simplemente no puedes. Así que ese terminado aunque no esté perfecto, será igualmente muy bueno.

Y es que, al final, si eres ambiciosa, exigente y capaz tu mayor reto no es logístico, es mental.

No necesitas más horas, necesitas gestionar tu energía y atención y saber priorizar. Y eso es lo que harás con esos pasos que te he explicaos antes: liberar la mente, organizarte mejor, relajarte y descansar.

Así que la próxima vez que sientas que no te da la vida, coge una hoja en blanco y empieza a escribir.

*Cuéntame que haces cuando te sientes sobrepasada y cuál d estos puntos te ayuda más o si has probado el prompt para la IA que te he dado y te ha ayudado. Me encantará leerte.

Un abrazo.